Politique de protection des données à caractère personnel

 Dans le cadre de la navigation sur le Site via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSEE Niort COVEA est responsable de traitement.

1.  Quelles données recueille votre CSE ?

Le CSEE Niort COVEA peut recueillir directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise, des données à caractère personnel. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données traitées par les comités d’entreprise pour la réalisation des finalités sont décrites au point 2.

Les données recueillies indirectement par le CSEE Niort COVEA via le service des ressources humaines sont :  le matricule, nom, prénom, et coordonnées professionnelles du bénéficiaire [Matricule marque, CE, groupe, société de rattachement (libellé), Aff niveau 2, Aff niveau 2 (libellé), Aff niveau 3, Aff niveau 3 (libellé), Aff niveau 4, Aff niveau 4 (libellé), établissement de rattachement (code), établissement de rattachement (libellé), ville établissement, bureau, type contrat, nature contrat, n° Rel Ccontrat, ancienneté groupe, ancienneté société, date de début contrat, date de fin prévue contrat, date de fin contrat, suspendu ]. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Les différentes catégories de données collectées sont les suivantes :

• Etat Civil des salariés (Nom, Prénom et Date de Naissance)
• Coordonnées postales
• Coordonnées téléphoniques (domicile, portable, professionnelle)
• Coordonnées emails (personnel, professionnel)
• Situation dans l’entreprise (service, site de travail, date d’entrée, date de sortie, type de contrat...)
• Coordonnées bancaires (IBAN & BIC)
• Situation Familiale
• Etat Civil des ayants-droit (nom, prénom, date de naissance)
• Quotient familial (revenu imposable et nombre de parts)
• Documents (certificat médical, justificatif demande de remboursement et évènements familiaux)

2.  Finalité des données collectées

Dans le cadre de l’exécution des prestations du CSEE Niort COVEA des données à caractère personnel (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CSEE Niort COVEA.

Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :

• Gestion administrative et comptabilité : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ;
• Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
• Gestion des prestations d’œuvres sociales (chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie- spectacles et loisirs voyage et séjours, activités sportives, prêts financiers) ;
• Respect de la règlementation en vigueur.

3.  Durée de conservation

Les Données Personnelles qui ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées doivent être supprimées par le CSEE Niort COVEA.

En revanche le CSEE Niort COVEA sera amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et URSSAF) : 

- Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes seront conservés dix ans. 
- Les justificatifs sur les activités du CSEE Niort COVEA (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) doivent être conservées durant trois ans plus l’année en cours en cas de contrôle de l’URSSAF.

-Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) à conserver pendant trois ans plus l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue. 
- Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) doivent être conservées au minimum trois ans plus l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq ans.  
- l’historique de l’utilisation des prestations sociales et culturelle et le suivi de commandes sont conservés pendant un période glissante de deux ans maximum à compter de l’exécution de la prestation

4.  Destinataires des données :

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le Client sont :

• ProwebCE aux fins d’accompagnement à l’utilisation de la solution informatique
• La banque du CSE aux fins de gérer les virements et remise en banque des chèques bancaires
• Paybox pour paiement en ligne
• Expert comptables et commissaire aux comptes
• Prestataires billetterie
• Prestataires chèques cadeaux et chèques vacances
• Prestataires voyages/sorties/séjours

5.  Sécurité des données

Le CSEE Niort COVEA s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la loi applicable en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSEE Niort COVEA veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6.  Quels sont vos droits ?

Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :

- Auprès du Client : en envoyant sa demande à l’adresse email : csee.niort@covea.fr (ou par courrier postal à : CSEE Niort COVEA - Bâtiment Eole Chauray - 79036 Niort CEDEX 9

7.  Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

CSEE Niort COVEA
Bâtiment Eole
Chauray
79036 Niort CEDEX 9

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSEE Niort COVEA est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.

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